Doppelte Datensätze aus Zielgruppenergebnissen entfernen

Eine Person, ein Datensatz

Wenn mehrere Datensätze dieselbe E-Mail-Adresse oder Telefonnummer teilen, kann eine Zielgruppe dieselbe Person mehrfach erreichen. Die Dublettenbereinigung fasst diese Datensätze zu einem zusammen, während die Zielgruppe noch aufgebaut wird. Jede Zählung, jeder Snapshot und jede Aktivierung arbeitet damit auf der bereinigten Menge.

Administratoren definieren die Regeln einmal pro Objekt und können Zielgruppen gesammelt davon ausnehmen. Marketer entscheiden, ob eine einzelne Zielgruppe ihnen folgt.

Teilnahme einer Zielgruppe festlegen

Diese Zielgruppe bereinigen steht überall dort zur Verfügung, wo eine Zielgruppe erstellt oder bearbeitet wird — jeweils unterhalb des Felds Beschreibung:

• unter Neue Zielgruppe beim Erstellen;
• im Dialog zum Duplizieren, wenn Sie eine bestehende Zielgruppe kopieren;
• unter Eigenschaften bearbeiten jederzeit danach.

Das Kontrollkästchen erscheint, wenn für das Objekt der Zielgruppe aktive Regeln bestehen, und trägt eine Zusammenfassung jeder anzuwendenden Regel — zum Beispiel Nach E-Mail → behält den ältesten Datensatz.

Solange keine Regel besteht, wird aus keiner Zielgruppe dieses Objekts etwas entfernt. Der Dialog stellt das fest, statt eine Auswahl anzubieten: Für das Objekt dieser Zielgruppe ist keine Bereinigungsregel aktiv – es werden alle Datensätze behalten. Administratoren erhalten zusätzlich den Link Deduplizierungsregeln verwalten zur Einstellungsseite. Eine bereits ausgenommene Zielgruppe behält ihr Kontrollkästchen in jedem Fall — so bleibt eine bestehende Ausnahme sichtbar und lässt sich auch dann zurücknehmen, wenn alle Regeln des Objekts deaktiviert wurden.

Das Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert, auch bei einer Kopie — eine Kopie trifft ihre eigene Entscheidung und übernimmt nicht die des Originals. Deaktivieren Sie es, wenn die Zielgruppe alle übereinstimmenden Datensätze behalten muss. Die Auswahl bleibt bestehen, wie die Feldhilfe sagt: Die Auswahl bleibt bestehen: Spätere Regeländerungen nehmen die Zielgruppe nicht wieder auf.

Da die Teilnahme voreingestellt ist, erfasst eine aktive Regel jede Zielgruppe ihres Objekts — außer denen, bei denen die Dublettenbereinigung deaktiviert wurde. Eine neue oder geänderte Regel gilt ab der nächsten Ausführung der jeweiligen Zielgruppe; eine bereits laufende Ausführung behält die Regeln, mit denen sie gestartet ist.

Eine Sequenz entscheidet für alle ihre Komponenten

Komponenten einer geplanten Sequenz sind Zielgruppen mit eigenen Eigenschaften. Gemischte Einstellungen innerhalb einer Sequenz wären jedoch widersprüchlich. Die Einstellung der Sequenz gilt deshalb für die gesamte Sequenz und überschreibt die Einstellung der einzelnen Komponenten.

Die Ausführung verfolgen

Die Dublettenbereinigung gehört zur Ausführung und findet nicht erst danach statt. Während sie läuft, zeigt die Überwachung Hintergrundvorgänge die Phase Duplikate werden entfernt. Die Ausführung ist erst abgeschlossen — und ihre Ergebnisse erst verfügbar —, wenn diese Phase beendet ist.

Rechnen Sie damit, dass eine Ausführung etwas länger dauert als ohne Regeln. Bei den meisten Zielgruppen ist der Unterschied gering; Zielgruppen mit vielen Dubletten benötigen mehr Zeit, weil mehr zu prüfen und mehr zu entfernen ist.

Prüfen, was eine Ausführung entfernt hat

Öffnen Sie eine Ausführung im Ausführungsverlauf. Neben Gesamtergebnisse gibt Entfernte Dubletten an, wie viele Datensätze die Regeln entfernt haben.

Liegt die Anzahl über null und wurden die Details zu einzelnen Datensätzen aufbewahrt, ist die Zahl ein Link. Er öffnet Entfernte Dubletten. Dort ist jeder behaltene Datensatz mit den Datensätzen gruppiert, die zu seinen Gunsten entfernt wurden:

• Einträge in Datensatz verlinken auf den Salesforce-Datensatz. Ein Datensatz, der nicht mehr aufgelöst werden kann — weil er gelöscht wurde oder nicht für Sie freigegeben ist —, erscheint als Datensatz nicht verfügbar.
• Ergebnis kennzeichnet jede Zeile mit Behalten oder Entfernt.
• Abgeglichen über nennt das Feld, über das die Datensätze gruppiert wurden. Das ist relevant, wenn mehrere Regeln aktiv sind.

Bei sehr umfangreichen Ausführungen wird nur eine Stichprobe statt jeder Entfernung aufgezeichnet. Ein Hinweis nennt dann, wie viele weitere Entfernungen nicht aufgezeichnet wurden. Die Anzahl selbst ist immer vollständig.

Archivierte Ausführungen behalten ihre Anzahl unter Entfernte Dubletten. Die Details zu einzelnen Datensätzen entfallen jedoch, sobald der Ausführungsverlauf gekürzt wird. Die Anzahl trägt dann den Hinweis Die Details zu einzelnen Datensätzen dieses Laufs werden nicht mehr aufbewahrt.

Wie Datensätze abgeglichen werden

• Datensätze werden über den exakt gespeicherten Wert des Abgleichsfelds gruppiert, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung. Jane Doe und jane doe sind zwei verschiedene Werte und werden einander nicht zugeordnet.
• Leere Werte werden nie gruppiert; Datensätze ohne E-Mail-Adresse bleiben bei einer E-Mail-Regel also alle erhalten.
• Die Sortierung zum Behalten entscheidet, welcher Datensatz einer Gruppe bleibt. Datensätze ohne Wert in diesem Feld werden entfernt, und Gleichstände werden einheitlich aufgelöst. Dieselbe Ausführung behält damit stets denselben Datensatz.
• Gelten für ein Objekt mehrere Regeln, greifen sie der Reihe nach, und jede arbeitet auf dem, was die vorherige übrig gelassen hat.
• Die Regeln stehen mit dem Start der Ausführung fest. Regeländerungen während einer laufenden Ausführung wirken sich nicht auf diese Ausführung aus, sondern ab der nächsten.
• In einer Waterfall-Sequenz entscheidet die Reihenfolge der Komponenten: Beansprucht eine frühere Komponente einen Wert bereits, gibt die spätere ihn ab. Die Sortierung zum Behalten entscheidet nur innerhalb einer Komponente.

Ein anderes Feld ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung abgleichen

E-Mail-Felder sind von der obigen Regel nicht betroffen, weil Salesforce E-Mail-Adressen in Kleinschreibung speichert. Zwei Personen, die ihre Adresse unterschiedlich geschrieben haben, werden trotzdem einander zugeordnet.

Jedes andere Feld behält das Eingetippte. Ein Text-, Auswahllisten- oder URL-Feld kann Acme Corp und ACME CORP als getrennte Werte enthalten, und eine Regel auf diesem Feld behandelt sie als zwei verschiedene Personen.

Um ein solches Feld unabhängig von der Schreibweise abzugleichen, bereinigen Sie über eine kleingeschriebene Kopie statt über das Feld selbst:

1. Legen Sie ein Textfeld für die Kopie an, zum Beispiel Firmenname (Kleinschreibung).
2. Fügen Sie dem Objekt einen datensatzausgelösten Flow vor dem Speichern hinzu, der den kleingeschriebenen Wert dorthin schreibt, sobald das Quellfeld gesetzt oder geändert wird.
3. Führen Sie eine einmalige Datenaktualisierung aus, um das Feld auf bereits vorhandenen Datensätzen zu füllen. Der Flow greift nur beim Speichern.
4. Wählen Sie das neue Feld als Abgleichsfeld der Regel.

Ein Textfeld verwenden, kein Formelfeld

Ein Formelfeld lässt sich nicht als Abgleichsfeld verwenden, auch wenn es naheliegend wirkt. Die Dublettenbereinigung gruppiert Datensätze in der Datenbank, und Formelfelder lassen sich nicht gruppieren, daher bietet CAB sie bei der Auswahl des Abgleichsfelds gar nicht erst an. Die kleingeschriebene Kopie muss ein echtes Textfeld sein, das ein Flow aktuell hält.

Für Administratoren

CAB-Einstellungen → Dublettenbereinigung

Ein Band am Seitenanfang nennt die drei Punkte, die unabhängig von Ihrer Konfiguration gelten, und bleibt während der Arbeit sichtbar:

• Wo Regeln gelten, also jede Zielgruppe, die auf dem Objekt basiert, sofern die Dublettenbereinigung dort nicht deaktiviert wurde. Änderungen wirken sich ab der nächsten Ausführung der jeweiligen Zielgruppe aus.
• Abgleich beachtet Groß- und Kleinschreibung, dargestellt als Jane Doe entspricht nicht jane doe, mit einem Link auf ein anderes Feld ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung abgleichen.
• Ausführungslimits, die beiden Obergrenzen unten.

Regeln werden pro Objekt verwaltet, mit je einer Zeile für Kontakt, Account und Lead — beschriftet mit den Objektbezeichnungen Ihrer Organisation und mit dem jeweiligen Objektsymbol versehen. Wählen Sie Neue Regel in einer Zeile, um Regel zur Dublettenbereinigung zu öffnen und Folgendes festzulegen:

• Abgleichsfeld — das Feld, dessen gemeinsamer Wert Dubletten identifiziert. Wählen Sie ein Text-, E-Mail-, Telefon-, Auswahllisten- oder Nachschlagefeld. Formelfelder werden nicht angeboten: Die Dublettenbereinigung gruppiert Datensätze in der Datenbank, und Formelfelder lassen sich nicht gruppieren.
• Sortierung zum Behalten — das sortierbare Datums-, Zahlen- oder Textfeld, das entscheidet, welcher Datensatz bleibt.
• Behält — Niedrigsten Wert (z. B. ältesten) oder Höchsten Wert (z. B. neuesten).
• Aktiv — eine aktive Regel gilt für alle Zielgruppen ihres Objekts; einzelne Zielgruppen können sich dennoch abmelden.

Geben Sie einem Objekt bis zu drei aktive Regeln, um zuerst nach einem und dann nach einem weiteren Feld zu bereinigen. Die Reihenfolge in der Tabelle ist die Reihenfolge der Anwendung; ändern Sie sie über die Schaltflächen zum Umsortieren. Jede aktive Regel ist ein weiterer Durchlauf über das gesamte Ergebnis, daher die Obergrenze; inaktive Entwürfe zählen nicht mit und können daneben bestehen bleiben. CAB nennt die Konsequenz in der Zeile: Regeln gelten der Reihe nach: Jede bereinigt, was die vorherige übrig gelassen hat. Ein Datensatz wird nie zugunsten eines bereits entfernten Datensatzes entfernt.

Eine Regel, deren Feld später gelöscht wird, wird übersprungen, statt die Ausführung fehlschlagen zu lassen. Die Zeile weist darauf hin: Dieses Feld existiert nicht mehr. Die Regel wird von jedem Lauf übersprungen, bis Sie ein anderes Feld wählen.

Teilnehmende Zielgruppen auswählen

Zielgruppen verwalten in der Zeile eines Objekts öffnet Zielgruppen in der Bereinigung mit allen Zielgruppen, die auf diesem Objekt basieren. Eine ausgewählte Zielgruppe wird bereinigt, eine abgewählte behält alle Datensätze.

Nehmen Sie damit mehrere Zielgruppen auf einmal aus — typischerweise Sperrlisten und Kontrollgruppen — oder holen Sie eine ausgenommene Zielgruppe zurück. Nichts wird geschrieben, bis Sie Speichern wählen; der Dialog nennt die anstehenden Änderungen, etwa 1 werden ausgenommen, 1 wieder aufgenommen. Es ändert sich nichts, bis Sie speichern.

Der Dialog listet die ersten 500 Zielgruppen und weist darauf hin, wenn das Objekt mehr hat. Suchen Sie nach Namen, um die übrigen zu erreichen: Eine Änderung an einem Suchergebnis bleibt erhalten, wenn Sie die Suche zurücksetzen — eine so gefundene Zielgruppe lässt sich also ausnehmen, obwohl sie in der Liste selbst nie erscheint.

Regeln und Teilnahme sind getrennte Entscheidungen: Dieser Dialog bearbeitet nie eine Regel, und das Speichern einer Regel fragt nie nach Zielgruppen. Ist für das Objekt noch keine Regel aktiv, sagt der Dialog das — die hier gesetzten Ausnahmen greifen, sobald eine Regel aktiviert wird.

Ausführungslimits

Die Dublettenbereinigung lässt eine Ausführung fehlschlagen, statt eine nur teilweise bereinigte Zielgruppe zu liefern. Es gelten zwei Obergrenzen:

Limit	Was gezählt wird
50.000	Dublettenwerte, über alle Regeln der Ausführung hinweg
100.000	Datensätze, die eine einzelne Regel entfernt

Wird eine davon überschritten, schlägt die Ausführung fehl und veröffentlicht nichts: keine Ergebnisse, keine Kampagnenzuordnungen, keine geplanten Aktionen. Sie erscheint im Ausführungsverlauf als fehlgeschlagene Ausführung mit verknüpftem Fehler, nicht als Lauf, der stillschweigend weniger geliefert hat als erwartet. Ein Durchlauf, der auf halbem Weg abbricht, hinterließe eine Mitgliedschaft, die weder die ursprüngliche noch die bereinigte ist; die zu veröffentlichen wäre schlechter als ein Fehlschlag.

Telefonnummern werden über den gespeicherten Wert abgeglichen

Der Abgleich vergleicht gespeicherte Werte, sodass +49 30 1234 und 030 1234 unterschiedliche Nummern sind. Für eine verlässliche Bereinigung nach Telefonnummer verwenden Sie ein normalisiertes Telefonfeld, das ein Flow oder Trigger pflegt, statt des Rohfelds oder eines Formelfelds.

Die Dublettenbereinigung ist ab der Professional Edition verfügbar. Wo sie nicht enthalten ist, erklärt die Seite dies, statt Regeln anzuzeigen.

Die Regelverwaltung ist CAB-Administratoren vorbehalten und lässt sich nicht delegieren: Eine Regel entscheidet, welche Datensätze ein Segmentierungsergebnis verlassen. Alle Benutzer mit regulärem CAB-Zugriff können die Regeln lesen — genau das benötigt die Zusammenfassung je Zielgruppe.